Sprzątanie biur – zlecenie dla firmy sprzątającej

sprzątanie nieruchomości i biur

Sprzątanie jest ważnym elementem naszego życia codziennego. Sprzątamy na bieżąco własne domy i mieszkania, myjemy okna, odkurzamy samochody. Każdy człowiek wykonuje czynności sprzątania z różnych powodów. Niektórzy z nas to pedanci, lubiący życie w ciągłym porządku. Inni sprzątają w celu usuwania z otoczenia wirusów, roztoczy i bakterii. Są też tacy, którym bałagan i brud  nie przeszkadza i sprzątają już w ostateczności, bądź nie robią tego wcale. Oczywiście my jako firma sprzątająca zawsze będziemy zachęcać do sprzątania i dbania o nasze otoczenie. W przypadku sprzątania biura tym otoczeniem nie jesteś tylko Ty, ale również Twoi pracownicy oraz Klienci. W dzisiejszym artykule opowiem pokrótce dlaczego warto wynająć firmę sprzątającą do sprzątania biura. Dlaczego zakres czynności jest ważnym elementem umowy na usługi sprzątania oraz od czego zależy cena na usługi porządkowe.

Wynajem firmy sprzątającej do sprzątania biura.

Wynajęcie firmy sprzątającej do sprzątania biura niesie za sobą wiele korzyści. Niektóre z nich oferują szereg usług, które w 100 % mogą zaspokoić potrzeby związane z utrzymaniem porządku w Twojej firmie. Decydując się na współpracę z firmą sprzątającą unikniesz dodatkowego zatrudnienia pracowników w postaci ekipy sprzątającej. Nie będziesz musiał się martwić o zamówienia środków do sprzątania, środków czystości. Pozbędziesz się problemu organizacji zastępstw w przypadku wystąpienia L4 bądź urlopu osoby sprzątającej. Z pewnością współpraca z firmą zewnętrzną niesie wiele wymiernych korzyści, o czym możesz się przekonać sam podpisując umowę na usługi sprzątania z firmą sprzątającą ☺ 

Mycie okien, pranie tapicerek, doczyszczanie posadzek – co zawrzeć w umowie z firmą sprzątającą? 

Zanim przystąpisz do podpisania umowy z firmą sprzątającą, szczegółowo ją zweryfikuj. Jest wiele czynników, na które powinniśmy zwrócić uwagę np. kary umowne w przypadku niewywiązywania się ekipy sprzątającej z powierzonych obowiązków. Czas obowiązywania umowy, okres ewentualnego jej wypowiedzenia i wiele innych. O tym jakie paragrafy powinna zawierać podstawowa umowa na usługi sprzątania dowiesz się w kolejnym opublikowanym artykule na naszej stronie internetowej. Dokładnie pod wskazanym linkiem https://ztira.pl/blog/. Wyczekuj go w lutym. 

Zakres czynności w umowie z firmą sprzątającą.

Natomiast dziś skupimy się konkretnie na zakresie czynności, który jest nieodłącznym elementem każdej umowy na usługi sprzątania. Szczegółowy zakres czynności z przedstawicielem firmy sprzątającej ustal podczas spotkania. Na jego podstawie zostanie przygotowana wycena. Przed spotkaniem zastanów się co chcesz powierzyć do wykonania firmie sprzątającej w ramach umowy dot.  porządku w Twojej firmie i w jego obrębie. Poniżej cała lista usług sprzątania jakie możesz zlecić firmie sprzątającej. O tym co to będzie zdecyduj sam. 

  • Do podstawowych czynności sprzątania biura zazwyczaj zaliczane są:  wycieranie kurzu z szaf, mebli, biurek, czyszczenie urządzeń biurowych, wymiana worków na śmieci, sprzątanie firmowej kuchni, sanitariatów, szatni pracowniczych, mycie podłóg, odkurzanie, ściąganie pajęczyn, mycie kontaktów, włączników świateł oraz drzwi. 
  • Inne czynności jakie może wykonywać personel sprzątający w ramach umowy na usługi sprzątania to: mycie okien i żaluzji, mycie witryn szklanych, podlewanie kwiatów, czyszczenie lodówek czy ekspresu do kawy, mycie i chowanie naczyń, uzupełnianie na bieżąco środków higienicznych tj.: papier toaletowy, ręcznikowy, płyny do dezynfekcji, płyny do mycia naczyń. Do usług takich zalicza się również prace na terenie zewnętrznym należącym do sprzątanego obiektu, m.in.: zamiatanie, grabienie liści, koszenie, odśnieżanie, sypanie solą i wiele innych. 
  • W ramach umowy na usługi sprzątania, firma sprzątająca może dostarczać do Twojej firmy wszelkie środki higieniczne oraz czystości. Możesz zdecydować czy chcesz aby było to zawarte w cenie ryczałtowej na usługę sprzątania czy jednak rozliczane miesięcznie wg. zużycia. Najczęściej zamawiane przez firmy produkty to: płyn do dezynfekcji rąk, mydła do rąk, ręczniki papierowe, papier toaletowy, odświeżacze powietrza, płyn do mycia naczyń, kostki do zmywarki, kostki do WC, zmywaki kuchenne. 
  • Istnieją usługi specjalistyczne, o które warto również zapytać przedstawiciela firmy sprzątającej. Jeśli Twoja nieruchomość wymaga mycia okien znajdujących się na wysokości, mycia elewacji szklanej, mycia żaluzji zewnętrznych, prania tapicerek a może doczyszczania i polimeryzacji posadzek? Zapytaj o nie na spotkaniu, poproś o dodatkową wycenę. Za realizację usług specjalistycznych zazwyczaj odpowiedzialni są specjaliści danej dziedziny zatrudnieni w  firmie sprzątającej. Aby móc zrealizować takie usługi potrzeba posiadać odpowiednią wiedzę, uprawnienia oraz sprzęt. Oczywiście usługi specjalistyczne mogą  znaleźć się w zakresie czynności przypisanych do umowy i być realizowane stale np. 2 razy w roku.

Pamiętaj! W zakresie czynności muszą znaleźć się wszystkie usługi, które składają się na cenę za wykonanie czynności sprzątających. 

Jeśli zamierzasz skorzystać z usług tej samej firmy sprzątającej zlecając jej jednorazowo np. zakładanie zabezpieczeń na ptaki czy mycie okien na wysokości, podpisz osobną umowę na realizację konkretnego zlecenia. 

Cennik sprzątania biur – od czego zależy cena za sprzątanie biura? 

Przed przystąpieniem do wyceny należy zebrać wszelkie informacje dotyczące danego biura, które ma zostać objęte stałym sprzątaniem. Według mnie najlepszym sposobem jest odbycie wizji lokalnej na miejscu i uzyskaniu wszelkich potrzebnych informacji potrzebnych do wyceny.  Dziś zdarza się, że firmy nie zgadzają się spotkania przed przystąpieniem do wyceny. W takich przypadkach zainteresowanym proponuję odbycie wizji lokalnej online (np. przez WhatsApp), która coraz to bardziej zyskuje w mojej ocenie na popularności. 

  • Przystępując do wyceny po pierwsze rozpisuję wszystkie koszty jakie poniosę obsługując daną firmę:
  1. Koszty pracownicze- w tym miejscu szacuję ile osób będzie brało udział w sprzątaniu danego obiektu oraz w jakim zrobią to czasie. Biorę również pod uwagę czy dany personel sprzątający zostanie zatrudniony na umowę o pracę czy umowę zlecenie. Czy pracownikiem będzie osoba ucząca się czy też nie. Wszystko to ma wpływ na całkowity koszt zatrudnienia. 
  2. Koszty księgowości- obsługa każdej zatrudnionej osoby niesie za sobą koszty zw. obsługą księgową, szkoleniami BHP jak badaniami lekarskimi. Im bardziej szczegółowe tym droższe.
  3. Koszty zużycia środków czystości potrzebnych do realizacji usługi sprzątania. 
  4. Koszty zużycia środków higienicznych (jeśli mają być dostarczane przez firmę sprzątającą i wliczone w cenę ryczałtową za całą usługę sprzątania)
  5. Koszty realizacji usług dodatkowych realizowanych kilka razy w roku, tj.: mycie okien, czyszczenie opraw oświetleniowych, pranie tapicerki czy doczyszczanie i polimeryzacja posadzek. Koszty te liczę w ujęciu całego roku i rozbijam na 12 miesięcy. 
  6. Koszty obsługi terenów zewnętrznych- koszenie, plewienie, odśnieżanie, grabienie liści, przycinanie krzewów i wiele innych realizowanych na życzenie Klienta.
  7. Koszt obsługi danego obiektu- stałe dowożenie środków czystości (szmatki i wkłady do mopów użyte do sprzątania muszą być czyste i pachnące), środków higienicznych, opieka nad personelem sprzątającym.
  • Po podliczeniu wszystkich miesięcznych kosztów mam już ½ ceny na usługi sprzątania
  • W kolejnym etapie ustalam marżę, czyli kwotę jaką chcę zarobić miesięcznie jako firma sprzątająca obsługując daną nieruchomość
  • Pamiętaj, że od marży jeszcze odejmuję podatek dochodowy jaki będę musiała musiał oddać.
  • Dodając do siebie koszty i marżę, otrzymuję kwotę netto na usługi sprzątania.
  • Na samym końcu doliczam do ceny odpowiedni podatek VAT i w efekcie otrzymuję cenę brutto.
  • Przygotowuję ofertę cenową, w której podaję cenę netto + obowiązujący podatek VAT i wysyłam do akceptacji Klientowi ☺

Rozpisane wyżej koszty nie dotyczą każdego obiektu. Wszystko zależy od specyfiki i rodzaju nieruchomości.